(81) 8218 - 5980 sherlock-ia@aleph5.com
El factor Humano en la práctica de la Analítica

El factor Humano en la práctica de la Analítica

Anteriormente en el articulo “Las dos fases de la analítica”, se describieron 2 procesos analíticos importantes para aprovechar el valor de la información y generar beneficios.

Ambos procesos analíticos requieren de habilidades técnicas y humanas diferentes.

Lo anterior implica que en la práctica, no siempre una misma persona podrá realizar satisfactoriamente ambos tipos de analítica.

Mientras que la analítica descriptiva (o estática) demanda una buena dosis de intuición, sentido común y dominio de técnicas matemáticas y computacionales, la analítica dinámica se basa más en orden y disciplina, sentido de negocio o del proceso, conocimiento y comprensión de la causalidad y un enfoque al logro de resultados.

También, la experiencia ha mostrado que los perfiles humanos necesarios para estas actividades, son incompatibles, es decir, el perfil del “científico de datos” necesario para hacer Analítica Descriptiva no es el más apropiado para realizar tareas de Analítica Dinámica.

Así como el perfil del colaborador funcional es hábil en la propuesta e implementación de soluciones operativas, no es el más apropiado para hacer tareas que demanden concentración en la búsqueda de patrones.

La importancia del análisis adecuado de la información

Actualmente, muchas organizaciones reconocen la importancia de implementar una práctica analítica propia, pues estas organizaciones cuentan con las condiciones tecnológicas que les permiten el manejo de grandes volúmenes de información, y aceptan que un análisis adecuado de la información es necesario para generar beneficios.

La implementación de un proceso de negocio de este tipo no solo requiere de un nombre para el departamento, sino de la metodología y entendimiento de los procesos analíticos.

Eduardo Cantú

Implementar un proceso de negocio de este tipo, va más allá de una nueva área de negocio, de la selección y adquisición de software, y de la asignación/contratación de recursos humanos  que desempeñen la función.

Se requiere de una metodología funcional, la correcta definición de objetivos y metas, asignación y coordinación de funciones y responsabilidades.

Algo muy importante también, el entendimiento de los dos procesos analíticos que deben operar coordinadamente.

En Aleph5 hemos desarrollado las metodologías y procesos para implementar una práctica de analítica organizacional, efectiva y orientada a resultados.

Estas metodologías, apoyadas en la plataforma Sherlock, pueden ser  implementadas en cualquier tipo de organización, institucionalizando el conocimiento y reforzando la cultura de mejora continua.

Las 2 fases de la Analítica

Las 2 fases de la Analítica

Analítica es analizar datos para:

  1. Descubrir y/o entender el comportamiento de un sistema o proceso y describirlo
  2. Identificar una “condición” actual del sistema o proceso analizado
  3. Identificar si el proceso analizado ha cambiado o está cambiando su comportamiento respecto a lo conocido o esperado.

El caso 1 es conocido como Analítica Descriptiva, y los casos 2 y 3 corresponden a lo denominado Analítica Dinámica.

El siguiente ejemplo nos ayudará a entender las diferencias entre ambos tipos de Analítica. Veamos este ejemplo simple y conocido:

Ejemplo: Problema de Inventarios

Suponga que su sistema logístico consta de decenas de almacenes, compuestos de miles de productos cada uno, y usted es responsable de administrarlos, por lo que enfrenta entre otros retos, los siguientes:

  1. Administrar “correctamente” cada inventario.
  2. Sabemos que los productos de ese inventario tienen “comportamientos” muy diferentes.
  3. Definir “las reglas” de administración que nos indican si un producto está “bien administrado”.
  4. Identificar aquellos productos que están “mal administrados” y nos causan problemas.
  5. Saber si algún producto ha cambiado su “comportamiento” y debemos redefinir “sus reglas” de administración.
  6. Mantenernos informados en cualquier momento del tiempo, que productos representan un riesgo o problema en el inventario.

Analítica Descriptiva (estática)

Hasta ahora, solamente los humanos podemos asignar significado, y los 3 puntos ya mencionados corresponden a la Anaítica Descriptiva.

Para esto debemos definir:

¿Qué significa “administrar correctamente”?

Una posible respuesta podría ser: “que no falte ningún producto cuando se requiere, pero no tener productos en exceso”.

Haciendo algo de reflexión, comprendemos que los términos “no falte” y “en exceso” se deben interpretar de manera diferente para cada producto, lo que nos lleva a la segunda pregunta.

¿Cómo se “comporta” cada producto según la información disponible? (Historia)

Alguien con experiencia en la administración de inventarios, coincidirá en que una forma de responder a esto es considerar y medir 2 variables importantes asociadas:
– La cantidad de unidades demandadas en un período de tiempo.
– La frecuencia de las demandas por cada período de tiempo.
El análisis de estas variables, para cada uno de los productos considerados, nos lleva a “clasificar” los productos según “algún” criterio, como puede ser el conocido “Criterio de Pareto”, o también llamado 80-20.
Una vez clasificados los productos, y observemos que la clasificación puede depender de cada almacén, es decir, el mismo producto podría tener una clasificación diferente de un almacén a otro, se podrá asignar un “modelo de inventario” adecuado para cada producto en cada almacén. En la literatura técnica existen varios modelos disponibles, lo que implica que esta “asignación” requiere del buen juicio del analista, para hacer la asociación más conveniente en cada caso.

¿Cuáles son los parámetros de administración “correctos” de cada producto?

Una vez definido el modelo adecuado para administrar cada producto en cada almacén, se deben “estimar” parámetros específicos para cada modelo, basados en la información disponible hasta el momento (historia) complementada en algunos casos, por ajustes subjetivos basados en la experiencia y entendimiento que el analista tiene del sistema, esto es, considerando, además de la información histórica sobre entradas y salidas del almacén, con criterios asociados a los consumidores, los proveedores, la estacionalidad y otra información disponible para el analista pero no reflejada en los datos propios del inventario.

Las tareas anteriores son actividades laboriosas, que pueden demandar mucho tiempo de análisis y esfuerzo

Ese tiempo se puede minimizar con el apoyo de algunas herramientas informáticas, pero que forzosamente requieren la intervención humana.

Afortunadamente para el analista, estas tareas no tienen que hacerse todos los días.

Esta sería una labor enorme e innecesaria, pues no esperamos que se produzcan cambios significativos de un día para otro.

Analítica Dinámica

Una vez definida la forma teórica “ideal” de administrar cada producto en cada almacén, y entendiendo que esta se ha basado en información histórica y en algunos “supuestos” a juicio del analista, es importante “observar” día a día las operaciones relacionadas con los inventarios, e identificar si “algo” no se comporta como hemos supuesto que se debe comportar.
Esto nos lleva a contestar las preguntas 4, 5, y 6 de nuestra lista anterior.

Estas preguntas demandan análisis de la información de las operaciones de cada producto en cada almacén con una mayor frecuencia.

“En un ambiente dinámico, las cosas cambian..lo que antes estaba bien puede que hoy no lo esté”

En general, el problema técnico consiste en saber si un conjunto reciente de datos (entradas, salidas, niveles de inventario, etc.) representativos de las operaciones de cada producto en cada almacén, es consistente o NO con el comportamiento supuesto o deseado para cada producto-almacén.

Para contestar la pregunta de si un grupo de observaciones es consistente con un modelo esperado, existen diversas técnicas matemáticas, las cuales en general nos darán como respuesta un SI, un NO o un Posiblemente. No entraremos en este momento en la enumeración o la descripción de estas técnicas, basta por ahora el saber que son herramientas que pueden ser programadas en una computadora y que en la práctica, en la gran mayoría de las aplicaciones, son tan rápidas que podemos usarlas millones de veces al día.

Pero, ¿Por qué queremos analizar los nuevos datos con tanta frecuencia si ya tenemos un modelo que describe el comportamiento de cada producto en cada almacén?

Primero, porque es generalmente aceptado que cualquier producto “mal administrado” en un almacén genera un “costo” organizacional, y la experiencia de muchas organizaciones es que este “costo” es significativo.

Segundo, porque estamos conscientes de que, en un ambiente dinámico, las cosas cambian, y lo que antes estaba bien puede que hoy no lo esté (es menos probable que algo que “estaba mal” se componga por casualidad).

“Entre más rapido detectemos algo que no es deseado y lo ajustemos, minimizaremos el costo generado”.

Por lo anterior, tenemos la esperanza de que, entre más rápido detectemos algo que no es deseado, y lo ajustemos apropiadamente, minimizaremos el “costo” organizacional generado.

A diferencia de los problemas mencionados de Analítica Descriptiva que no necesitan resolverse todos los días, los problemas de analítica dinámica, necesitan resolverse todos los días y esto requiere una cantidad de cómputo significativo.

Afortunadamente para el analista, este tipo de Tareas Analíticas se pueden programar en una computadora y no requieren participación humana para su ejecución.

La naturaleza de muchas de las tareas de Analítica Dinámica, como las ya mencionadas (4, 5, y 6 en la lista anterior), es tal que lo que esperamos como resultado de la ejecución de ellas, es una lista de los “hallazgos” de interés, es decir, nos deben dar como resultado la lista de los productos-almacenes que cumplen con el criterio de definición de la tarea.

“El humano piensa y asigna significado, la máquina calcula y procesa información

Una vez identificados estos hallazgos de interés, estos pueden ser revisados por personas que deberán tomar decisiones en cada caso.

De esta manera la interacción humano-máquina es más eficiente, permitiendo que el humano piense y asigne significado, y que la máquina calcule y procese grandes volumenes de información

En conclusión, observamos lo siguiente en este tipo de tareas de análisis:

  1. Son activiades repetitivas, demandantes de mucho cálculo, pero de interpretación predefinida.
  2. En algunos casos es probable “no encontrar nada” y se vuelven poco atractivas y fastidiodas para el ser humano.